「買い出しも火起こしも後片付けも全部お任せ！」という手ぶらBBQケータリングは、準備の手間を省ける点で人気です。ただし、「定額だから精算は簡単」というのは大きな誤解です。ここでは幹事が陥りやすい具体的な落とし穴と、その対策を解説します。
まず知っておく：料金と食材の量の実態
手ぶらBBQの相場（2024〜2025年現在）は、設営・器材・食材・撤収込みで一人あたり3,980〜6,000円前後が標準です。アルコール飲み放題オプションは別途+1,000〜1,500円/人、ノンアルコールのソフトドリンク飲み放題は+300〜500円/人が目安です。
提供される肉の量は一人あたり約200〜250gが一般的です。これは女性や混合グループではちょうど良い量ですが、男性中心・食べ盛りのグループでは物足りなくなりやすいのが実態です（適正量の目安は男性300〜350g）。「手ぶらだから楽」と思って来たのに「肉が少ない」という声が出やすい理由はここにあります。
飲む人・飲まない人の会費は最初に分けて確認する
「全員一律6,000円」が揉める原因になります。現在のケータリングサービスの多くはアルコールとノンアルコールを別プランで選択できます。予約時に参加者全員に「アルコール飲み放題（+1,500円）にするか、ノンアルコール飲み放題（+500円）にするか」を確認しておけば、飲まない人・運転手への配慮が自然に解決します。
参加確認の時点で飲み物プランの希望も一緒に聞いておくのが最もスムーズです。
ケータリング代は事前集金できる。難しいのは「追加費用」だけ
定額のケータリング料金は事前に金額が確定しているため、参加確定後に全員から事前集金することは十分可能です。例えば「一人5,500円（ケータリング代4,000円＋アルコールオプション1,500円）を前日までに支払ってください」と告知するやり方は実際によく機能します。
難しいのは「当日の追加費用」です。現地で食材が足りなくて買い足した分、当日持ち込んだ飲み物代などは当日にならないと確定しません。このため「ケータリング代は事前集金、追加費用は事後精算」という2段階にするのが現実的です。
または、ケータリング代に+500〜1,000円のバッファを上乗せして事前集金しておき、余った分は追加費用の精算時に調整する方法も使えます。
ドタキャンはケータリングで特に注意が必要
ケータリングは人数の変更もキャンセル扱いになることがほとんどです。「10人→8人に減らしたい」という場合でも、2人分のキャンセル料が発生するケースが多いため、「当日欠席者が出たら授業料として受け入れる」前提で計画を立てるのが正直なところです。
レストランのコースと違い、ケータリングは食材が人数分で事前に準備されるため、「少なめに予約しておいて当日人数が増えたら追加する」方法も現地での食材不足につながりやすく、あまりおすすめできません。
ドタキャンリスクへの現実的な対策は会費への上乗せ（+500円）です。20人なら1万円の余剰が生まれ、1〜2人のキャンセルは吸収できます。余った場合は二次会の費用に回せます。
追加買い出しは「前提」として計画する
標準プランには焼きそばが含まれていることが多いですが、プランによります。肉が少ないと感じた場合の追加食材として重宝するのは焼きそば（プランに含まれていない場合）、フランクフルト、おにぎりなどです。単価が安く量の調整もしやすいため、食べ足りない人を救ってくれます。
幹事は事前にBBQ会場から最寄りのスーパーやコンビニの場所をGoogleマップで確認しておきましょう。当日「どこに買いに行く？」と迷う時間が省けます。
追加費用が出たらどうする？
追加の買い出しが少額で済みそうであれば、事前集金の段階で少しだけ多めに集めておきましょう。余剰が出れば二次会に回すか、そのまま解散でも問題ありません。
一方、「食材が明らかに足りなくなりそう」と事前にわかっている場合は、追加分を当日にその場で集金するのがおすすめです。金額が確定した時点で頭割りにすれば、後で「あの人はいくら払ったっけ」という混乱も起きません。