飲み会のドタキャン、風邪で寝込む人にお金払ってと言える？
サークルやゼミの仲良し8人グループでの飲み会。幹事としてお店の予約や出欠確認をこなし、いよいよ当日を迎えた朝、LINEグループに一件のメッセージが届きます。
「ごめん、昨日の夜から熱が出ちゃって、今日の飲み会行けそうにない…」
体調不良なら仕方がないと心配する一方で、幹事の脳裏にはお店のコース予約という現実がよぎります。当日のキャンセルはお店側も食材を用意しているため、当然キャンセル料が100%発生します。しかし、熱で寝込んでいる相手に向かってキャンセル料の4,000円を払ってと直接言える幹事はほとんどいません。
言えないからこそ、幹事が泣く泣く自腹を切って店に払うか、残りの7人に500円ずつ余分に出してと頼み込んで微妙な空気になってしまう。これがドタキャントラブルの最もリアルな結末です。事後に請求して人間関係をギクシャクさせるくらいなら、事前の防衛術でリスクをゼロにしておきましょう。
誰も傷つけない防衛術①：あえて1割少なく予約する
幹事がノーダメージでドタキャンを乗り切る最強の裏技は、最初から参加人数より1割ほど少ない人数で予約を入れておくことです。8人参加の予定なら、あえて7人でコースを予約します。
数日前にお店に電話をして「1人か2人増減するかもしれませんが、確定したらまた連絡します」と伝えておくのが鉄則です。もし当日に1人ドタキャンが出ても、予約人数の7人とぴったり合うためキャンセル料は1円も発生しません。
逆に誰も休まず8人全員が揃った場合はどうするか。万が一お店への人数変更の電話を忘れてしまっても、当日お店の人に「1人増えちゃったんですが、コース料理はそのままでお酒（飲み放題）だけ追加してもらえませんか？」と相談して誤魔化すのがコツです。料理を急に用意するのは無理でも、お酒の追加なら大抵のお店は快く対応してくれます。少し席が狭くなったり料理の量が減ったりはしますが、みんなでシェアすれば全く問題ありません。
誰も傷つけない防衛術②：1割増しで事前徴収する
もう一つの強力なハックが、参加費のバッファ（予備費）を持たせておくことです。例えば4,000円のコースであれば、最初から参加費4,500円として事前に集金してしまいます。
もし1人ドタキャンが出たとしても、残りの7人から500円ずつ多くもらっているため、合計3,500円の予備費が手元にあります。これを使えば、ドタキャンした人のコース代をほぼ全額カバーできるため、幹事の自腹も追加徴収も発生しません。
そしてこのハックの最大のメリットは、全員が参加した場合にあります。飲み会の終わりに「今日は全員来れたし予備費が丸々余ったから、みんなに500円ずつ返すね！」と返金するのです。
人間は予定していなかったお金が戻ってくると無条件で嬉しくなる生き物です。不測の事態に備えつつ、最後は参加者を喜ばせて神幹事としての好感度まで上がる、まさに一石二鳥のテクニックです。
トラブルは事後の請求ではなく事前の防衛で解決する
ドタキャンした人に直接お金を請求するのは、どれだけ正論であっても多大な心理的ストレスを伴います。真面目な幹事ほど一人で抱え込み、最終的に飲み会の幹事自体が嫌になってしまいます。
大切なのは、気まずい思いをして回収する強メンタルを持つことではなく、最初から誰も損をしない仕組みを作っておくことです。あえて少なく予約するハックと、1割増しで集めるバッファの考え方を持っていれば、ドタキャンの連絡に怯えることなく純粋に飲み会を楽しむことができます。次に幹事を任された時は、ぜひこの防衛術を試してみてください。